Электронный архив строительной компании. Основные преимущества

12.05.2014

Всякая фирма в ходе своей работы создает достаточно внушительное число бумаг. Обязанность оформлять каждый свой шаг документально для предприятий установлена на законодательном уровне. И строительные фирмы не только не являются исключением из общего правила, но и могут послужить яркой его иллюстрацией, ведь, помимо общих документов – актов, счетов, накладных и договоров, специфика их деятельности предполагает и оформление специальных – проектов, экспликаций, различных схем. Нуждаются они и в получении разрешений, свидетельств и др.

Таким образом, рано или поздно у всякой подобной фирмы возникает острая необходимость в обеспечении надлежащего порядка хранения документации. Делается это двумя способами – во-первых, разрабатывается и соблюдается процедура документооборота самой компанией; во-вторых – решается вопрос с ее архивом. Последнее также имеет несколько вариантов. Это может быть создание собственной службы или заключение договора со специализированной организацией.

В первом случае документы хранятся непосредственно в создавшей их организации, во втором – передаются аутсорсеру. И последний вариант развития событий многими строительными фирмами считается более предпочтительным, ведь это позволяет им сэкономить собственные полезные площади, а также оптимизировать работу, сосредоточившись на непосредственной деятельности без отвлечения на сопутствующие мероприятия. Что касается доступа к передаваемой информации, то он не ограничен. Во всяком случае, если иметь дело с солидной компанией, способной гарантировать надлежащее качество услуг. Подобные центры не только берут на себя внеофисное хранение, но и инициируют сканирование документов и создание на базе полученных данных электронного архива. Его наличие – верный способ получить сведения, содержащиеся в архивных документах буквально несколькими кликами мышки.

Создание электронного архива – мероприятие, которое куда шире, чем просто сканирование юридически значимых актов. Это целый комплекс работ, позволяющий получить структурированную базу данных с удобным поиском. Конечно, предприятие может озадачиться ее формированием самостоятельно. Но это возможно либо в случае небольшого объема бумаг для обработки, либо при наличии значительных административно-материальных ресурсов. Да и в последнем случае необходимо тщательно оценить целесообразность подобного их расходования, ведь придется приобрести мощный сканер, выделить соответствующих работников, провести их обучение и др. Стоит ли это делать, если можно недорого нанять профессионалов? Ответ для большинства строительных организаций очевиден.

Позаботится уважающий себя коммерческий архив и об обеспечении свободного доступа к бумажным носителям документации.

Как правило, подобные службы либо имеют в своем штате курьеров, либо сотрудничают с ними на договорной основе. Как бы то ни было, но по запросу они всегда способны оперативно представить тот или иной необходимый клиенту документ.